睿哲管理／張凱華

勞工名卡是什麼？2分鐘帶你認識勞檢3大重點

當公司被主管機關指定將進行勞動檢查，人資人員需要將哪些重要資料必須準備好呢？這些重要資料不僅關係到公司權益，更是保障勞資雙方的關鍵紀錄。接下來我們將帶您認識勞動檢查的3大重要文件：勞工名卡、出勤紀錄與薪資清冊，幫助您熟悉文件的呈現方式與注意事項，未來更能從容應對勞檢標準。

勞基法要求的勞檢重點有哪些？

勞動部大約在每年度6月時都會發佈次年度的勞動檢查方針，勞動檢查（簡稱：勞檢）會針對有以下情況的事業單位列為優先檢查的對象為：

• 陳情、申訴、檢舉勞動條件不符勞動法令規定。
• 大眾傳播媒體廣為報導有違反勞動法令情事。
• 專案檢查或其他檢查，發現有違反法令情節重大或經限期改善屆期仍不改善之情事。

在檢查方針中也有明確說明勞動檢查的重點共有以下17項：

1.勞工名卡之置備及保存。

2.勞工出勤紀錄。

3.勞工工資清冊。

4.正常工時（包括彈性工時）、延長工時（包括休息日）、例假及休假（包括原住民族歲時祭儀）等工資之給付規定。

5.正常工時（包括彈性工時）及延長工時（包括休息日）之規定。

6.例假及休假（包括原住民族歲時祭儀）之相關規定。

7.工資定期、全額直接給付及不得低於基本工資及不得預扣勞工工資作為違約金或賠償費用之規定。

8.勞工退休(準備)金及積欠工資墊償基金之提撥(繳)。

9.退休金及資遣費之給付。

10.童工、青少年、女性勞工及技術生保護規定。

11.職業災害補償之規定。

12.工作規則之報備。

13.勞資會議之舉辦。

14.性別工作平等法規定之性別、性傾向歧視之禁止、性騷擾之防治及促進工作平等措施等事項。

15.職工福利金之提撥等事項。

16.勞工保險、就業保險之投保及投保薪資等事項。

17.就業服務之就業歧視、資遣通報及非法僱用、非法工作等外籍勞工查察事項。

針對上述這些文件、工作規則及管理制度，企業人資人員都必須隨時做好準備，尤其面對勞工名卡、出勤紀錄與薪資清冊3大重點，更應仔細小心整理資料，在勞檢員無預警上門時都能從容不迫的提交出來。

（延伸閱讀：勞動檢查目的是什麼？掌握檢查重點，保障企業與勞工權益）

勞動檢查首要重點：勞工名卡

勞檢通常第一個重點就是要求企業拿出「勞工名卡」，勞工名卡是指《勞動基準法 第7條》所列的：勞工之姓名、性別、出生年月日、本籍、教育程度、住址、身分證統一號碼、到職年月日、工資、勞工保險投保日期、獎懲、傷病及其他必要事項，請記住勞工名卡一定要保管到員工離職後五年。而由於法令並沒有規定勞工名卡的呈現方式，所以通常企業是將這些內容設計在自己的員工人事資料表格裡面，下表是參考勞動部官網的範例：

勞檢重點二：員工出勤紀錄

勞檢員會依據企業提供的勞工名卡隨機抽查數位員工，要求提供被抽檢到的員工的「出勤紀錄」，這份出勤紀錄非常重要，它代表了員工所提供的勞務，所以會依據這份紀錄，查核員工的出勤狀況是否符合勞基法的各種規定，並檢查薪資、津貼、加班費、獎金等等的勞務對價報酬計算是否合法。所以人資人員在管理出勤紀錄時一定要特別注意以下6點：

1.員工每日的上下班時間、正常工時、加班時數是否合法？

2.員工的工時安排是否符合公司所適用的變形工時（二週或四週或八週）？

3.員工每4個小時就有休息30分鐘。

4.員工每7天就要有1天的休息日及1天的例假日。

5.當員工沒有事先申請加班，人資事後發現員工出勤有超過正常工作時間或休息日出勤，一定要立即與員工及其主管確認是否要申請加班，若員工是在處理自己的私事，則也必須立即註記並更正出勤紀錄。

6.員工不可以在例假日出勤，就算有付加班費也是違法的。所以當人資人員發現這樣的情況，一定要依據公司所適用的變形工時調整該員工的例假日才不會違法。

也因如此，出勤紀錄的呈現就特別重要，參考勞動部官網的範例如下：

勞檢重點三：薪資清冊

依據上表的出勤紀錄，人資人員接下來要產出「薪資清冊」。勞動基準法第23條第1項有明文規定薪資清冊一定要列出來的項目及內容，這也是勞檢員查核公司有沒有依法計算員工薪資的依據，參考勞動部官網的範例如下：

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「勞工名卡」、「出勤紀錄」、「薪資清冊」是企業最能證明遵守勞動法的直接證據，所以人資人員在拿出這3大關鍵文件時，一定要確保自己所拿出來的文件都沒有違法，為了能夠從容的面對勞檢人員及主管機關的不定時稽查，企業人資人員更需要提升自我的專業度，歡迎參加由睿哲管理顧問推出的勞動法令課程，您將進一步瞭解這些表格如何更好的呈現與應用，以及提供給勞檢時該注意的事項，幫助您在人力資源領域持續深度進修，培養專業核心能力。

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